19.02.2025
„Als Sortimentsmanagerin im strategischen Einkauf habe ich viele Aufgaben – von Verhandlungen mit Herstellern bis hin zu Projekten und internen Themen. Am meisten beschäftigen mich die Lieferengpässe und marktanteilsgerechte Belieferung. Ich kämpfe regelmäßig um jede Packung, die wir bekommen können.“
Ina Grieshaber weiß genau, was sie will. Das muss sie auch, denn ihr Job ist es, zu verhandeln. Wer dabei erfolgreich sein will, braucht klare Ziele. Grieshabers wichtigstes Ziel ist häufig: ausreichend Ware. Denn das wäre die Lösung eines ihrer größten Probleme – die Lieferengpässe. Die Groß- und Außenhandelskauffrau arbeitet im strategischen Einkauf einer pharmazeutischen Großhandlung und ist dort verantwortlich für Generika, also Nachahmerpräparate, die wirkstoffmäßig mit einem bereits früher zugelassenen Arzneimittel übereinstimmen. Unter anderem sind dies Blutdrucksenker, Diabetes- oder Krebsmedikamente, Schmerz- und Erkältungsmittel. Manche Medikamente, wie Fiebersäfte für Kinder, sind nach einer Engpassphase wieder lieferbar, andere sind bis heute Mangelware. „Hier liegt der Fokus meiner täglichen Arbeit. Gerade im Winter, wenn die Patienten erkältet sind und entsprechende Medikamente benötigen“, sagt Grieshaber.
Allein im Januar 2025 standen auf der Liste des Bundesinstituts für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) fast 468 Arzneimittel, die nicht oder nicht ausreichend lieferbar sind. Medikamente, die der Großhandel nicht geliefert bekommt, können nicht an die Apotheken ausgeliefert und an den Patienten aushändigt werden.
Hier ist Grieshabers Verhandlungsgeschick gefragt. Sie greift zum Telefon und ruft Hersteller an. Sie versucht, herauszufinden, wann die nächste Lieferung möglich ist, ob sie noch irgendwo an zusätzliche Ware kommt. Dabei nutzt sie ihr Verhandlungsgeschick, ihre bewährten Kontakte und langfristigen Geschäftsbeziehungen. Mitunter mehrmals täglich. „In solchen Situationen“, sagt sie, „sitze ich unseren Herstellern im Nacken. Dann kämpfe ich um jede Packung.“ Parallel dazu sucht sie nach Alternativen. Vielleicht gibt es ein wirkstoffgleiches Medikament von einem anderen Hersteller, der noch lieferfähig ist.
All das ist zusätzlicher Aufwand, der Zeit kostet und Grieshaber von ihren weiteren Aufgaben abhält: Liefermengen und Konditionen aushandeln. Neue Produkte ins Sortiment integrieren. Immer wieder prüfen, ob Lieferketten funktionieren, ob die Lagerführung angepasst werden muss. Entscheiden, ob die Bestände an bestimmten Medikamenten vorsorglich erhöht werden müssen – zum Beispiel Erkältungsmittel vor Beginn der Erkältungs-Saison.
Strategischer Einkauf bedeutet, dafür zu sorgen, dass die Rahmenbedingungen und das Sortimentsmanagement stimmen, so Grieshaber. Sozusagen eine Helikopterfunktion, die es ermöglicht, dass die Kollegen vom operativen Einkauf die Produkte beim Hersteller abrufen können, und dass Lagerbestände nachfragegerecht aufgefüllt und Bestellungen aus Apotheken schnell bedient werden.
Gleichzeitig ist der strategische Einkauf eine zentrale Schnittstelle für Anpassungen und Optimierungen. Nicht nur bei Lieferengpässen, sondern auch, wenn es darum geht, Rabattvertragsmedikamente in das Sortiment aufzunehmen. Dann muss zum definierten Termin ausreichend Ware am Lager sein. Die Bestände an Produkten aus auslaufenden Rabattverträgen werden parallel dazu langsam heruntergefahren, weil sie nach dem Wechsel kaum noch nachgefragt werden.
Ina Grieshaber kann sich dabei auf ihre 24 Jahre Erfahrung im Großhandel verlassen. Warum sie das schon so lange und immer noch gern macht? „Weil ich weiß, dass den Menschen geholfen wird“, sagt sie. „Wenn unsere Lieferperformance stimmt, dann bekommen auch die Patienten die Medikamente, die sie benötigen.“
Mehr zu #WirLiefernGesundheit und den vielfältigen Aufgaben im Pharmagroßhandel erfahren Sie hier.